この記事を読むと、訪問看護の業務システムをどんな基準で比較すればいいかが分かります✨
紙とExcelでの記録・請求管理に限界を感じている訪問看護ステーションや訪問介護事業所は少なくありません。以前、兵庫県明石市の訪問看護ステーションからご相談をいただいたことがあります。同じような悩みは、大阪府堺市の訪問介護事業所からもうかがったことがあります。
この記事では、訪問看護の業務システムを選ぶときに比較すべきポイントを、実際にご相談いただいた事例を交えて整理します。
まず、多くの事業所が抱えている悩みを整理しておきます。
- 💬 記録をその場で入力できず、事業所に戻ってから転記している
- 💬 レセプト請求のたびに手作業でのチェックに時間がかかる
- 💬 シフト管理と訪問スケジュールが別々の表で管理されていて確認が二度手間
- 💬 職員間での情報共有が口頭やメモ頼みになっている
- 💬 介護施設やケアマネージャーとの連携で同じ情報を何度も入力し直している
訪問看護の業務システムでできること
訪問看護向けの業務システムは、訪問記録・シフト管理・請求業務・情報共有をひとつの仕組みでまとめて扱うためのツールです。訪問先でタブレットから記録を入力できるようにすると、事業所に戻ってからの転記作業自体がなくなるので、記録業務にかかる時間を大きく減らせます。
請求機能がレセプトの様式に対応していると、月末の請求チェックにかかる時間も短縮できます。ケアプランの情報を共有できる仕組みがあれば、ケアマネージャーとのやり取りも同じ画面上で完結しやすくなります。
比較のときに見るべきポイント
よく「訪問看護システムはどれも似たようなものだ」と言われますが、実際は記録の入力方式や請求機能の対応範囲によって、現場での使いやすさがかなり変わります。なぜ同じような機能を謳うシステムでも、現場での負担がこれほど変わるのか。その理由の多くは、入力画面の作り込みとサポート体制の差にあります。
| 選択肢 | 記録入力 | 請求対応 | 情報共有 | 導入コストの目安 |
|---|---|---|---|---|
| 紙+Excel管理 | 訪問先では手書き、後で転記 | 手作業でのチェックが中心 | 紙の申し送りやメモが中心 | ほぼ0円 |
| 汎用クラウドツール | スマホ入力は可能だが様式は自作 | レセプト対応なし | 情報共有は可能 | 月数千円〜 |
| 訪問看護・介護専門システム | 訪問先でそのまま入力・完結 | レセプト様式に対応 | ケアプラン含め一元管理 | 月数万円台が目安 |
事例：明石市の訪問看護ステーション
以前ご相談をいただいた兵庫県明石市の訪問看護ステーションは、職員13名で紙とExcelを併用して記録・シフト・請求を管理していました。記録の二重入力が原因で、月平均23時間の残業が発生していたとのことでした。
訪問先での記録入力とシフト管理、請求機能を一本化したシステムに切り替えたところ、運用開始から58日後には残業時間が月9時間まで減少し、請求のミスによる差し戻しも月3件から0件になりました。
正直に言うと専用システムが向かないケースもあります
正直に言うと、機能を全部盛り込んだ高額な専用システムへの入れ替えは、訪問件数が少ない小規模な事業所の場合には当てはまりません。訪問件数が月数十件程度であれば、既存のスケジュール管理ツールと請求ソフトの組み合わせのほうが、運用の手間もコストも抑えられることがあります。
とはいえ、職員数が増えて記録や請求の管理が複雑になってきた段階であれば、専用システムへの切り替えは記録業務や情報共有の負担を減らす有効な手段になります。事業所の規模やこれからの職員増加の見込みにあわせて、今の運用のどこにボトルネックがあるかを整理してみてください。
よくある失敗：機能の多さだけで選んでしまう
導入時によくあるのが、比較サイトで機能数が多いシステムをそのまま選んでしまうケースです。実際に使うのは記録入力とシフト管理、請求機能が中心であることが多く、使わない機能のために月額料金が上がってしまうと、現場からは「結局使いこなせていない」という声が出やすくなります。
まずこの3つだけでいい
比較検討に時間をかけすぎず、まずは次の3点だけを確認してみてください。
- ・訪問先での記録入力が、その場で完結する仕様になっているか
- ・請求機能がレセプトの様式に対応しているか
- ・ケアマネージャーや介護施設との情報共有がシステム内で完結するか
予算20万円以下で収めたい場合は、正直まず汎用のスケジュール管理ツールとExcelの組み合わせで十分です。無理に専用システムを導入する必要はありません。
セルフチェック
次の項目にいくつ当てはまるか確認してみてください。
- ✅ 記録の転記作業が事業所に戻ってから発生している
- ✅ 請求チェックに毎月まとまった時間がかかっている
- ✅ シフトと訪問スケジュールを別々の表で管理している
- ✅ ケアマネージャーや介護施設との情報共有に手間を感じている
2つ以上当てはまるなら、業務システムの見直しを検討するタイミングだと考えられます。
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